কিভাবে একটি সুন্দর বিজনেস মেইল লেখা যায়:নতুনদের জন্য সেরা গাইড পর্ব -১

আপনি একজন কর্মচারী, একজন উদ্যোক্তা বা একজন ব্লগার, একজন কর্মরত পেশাজীবী, অথবা নতুন একজন হতে ইচ্ছুক, ভালো পেশাদারী ইমেল লেখা আপনার ব্যবসায়িক যোগাযোগ দক্ষতার একটি অপরিহার্য উপাদান। ভালো পেশাদারী ইমেইল লেখায় উন্নত হতে পারে আপনার নিজের ব্যাবসা। ইংরেজী ব্যাকরণের জটিলতা এবং ক্রমবর্ধমান ব্যস্ত সময়সূচী যা আজকাল মানুষের কাছে রয়েছে, মানুষের দৃষ্টি আকর্ষণ করা এবং তাদের যা বলার আছে তা পড়তে বাধ্য করা কোন সহজ কাজ নয়।
 সুতরাং আজকের পোস্টের মাধ্যমে আপনাকে শিখাবো কীভাবে আরও ভালো ব্যবসায়িক ইমেল লিখতে হবে এবং কিছু ভুল যা আপনাকে এড়িয়ে চলতে হবে তা শেখানোর চূড়ান্ত নির্দেশিকা।

বিজনেস ইমেইল কি এবং বিজনেস ইমেইল কত প্রকার?

একটি ব্যবসায়িক  ইমেইল যা আপনি কম্পোজ করেন যখন আপনার সহকর্মী, ক্লায়েন্ট বা আপনার ব্যবসার লাইনের সাথে সংযুক্ত অন্যান্য ব্যক্তিদের সাথে সংশ্লিষ্ট হয়।  সহজ কথায়, একটি ব্যবসায়িক ইমেল কেবল একটি ইমেল যা একটি লেনদেন বা ব্যাবসা পরিচালনা করার জন্য পাঠানো হয়, যেমন একটি সভায় যোগদান, কাউকে একটি চালান পাঠানো, নতুন লোকের সাথে নেটওয়ার্কিং ইত্যাদি।
ব্যবসায়িক ইমেলগুলি বিভিন্ন ধরণের হয়ে থাকে, যার মধ্যে কিছু অন্যদের চেয়ে বেশি আনুষ্ঠানিক।  প্রসঙ্গ, প্রাপক এবং উদ্দেশ্য উপর ভিত্তি করে, একটি ব্যবসায়িক ইমেল একটি ঠান্ডা বা উষ্ণ ইমেল হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে।

Cold Email ঠাণ্ডা ইমেইল

যদি আপনার ইমেল এমন কাউকে পাঠানো হয় যাকে আপনি চিনেন না বা এর আগে ব্যবসা করেননি (অথবা কখনও দেখা হয়নি), এটিকে একটি ঠান্ডা ইমেল বলা হয়।
 এই ধরনের ইমেইল লেখককে তাদের বার্তা স্পষ্টভাবে এবং বিভ্রান্তিহীনভাবে বোঝার জন্য সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।  শীতল ইমেলগুলি প্রায়শই একটি নির্দিষ্ট লেনদেনের অনুরোধের সাথে সম্পর্কিত হয় বা একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য থাকে।  উদাহরণস্বরূপ, একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে (যিনি সম্ভবত আপনাকে চেনেন না) তাদের ব্যবসার জন্য জিজ্ঞাসা করা একটি ইমেল একটি শীতল ইমেল হিসাবে বিবেচিত হয়।
 যখন এই ধরনের একটি ইমেইল মার্কেটিং প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে পাঠানো হয় (যেমন গণ নিউজলেটার পাঠানো), এটিকে  ‘ ঠান্ডা  মার্কেটিং ইমেইল’ হিসেবেও উল্লেখ করা হয়।  যখন তাদের নতুন ব্যবসার সুযোগগুলি চেষ্টা করার জন্য পাঠানো হয় তখন তাদের ‘ ঠান্ডা লিড ইমেল’ বলা হয়।

Warm Email উষ্ণ ইমেইল

এমন একজনকে একটি উষ্ণ ইমেল পাঠানো হয়েছে যিনি আপনাকে জানেন বা আপনার সাথে আগে যোগাযোগ করেছেন।
 এটি আপনার বর্তমান গ্রাহক, একজন সহকর্মী বা এমনকি আপনার বসও হতে পারে।  উষ্ণ ইমেলগুলি সাধারণত দুঃখজনক, কম আনুষ্ঠানিক এবং শুধুমাত্র অপ্রয়োজনীয় বিবরণ ছাড়াই জানার জন্য প্রয়োজনীয় মূল তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।
 উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার ম্যানেজারের সাথে একটি গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ে যোগদান করেন, যার পরে আপনি কোম্পানির মধ্যে আপনার পদোন্নতি নিয়ে আলোচনা করবেন, তাহলে ইমেলটি সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দুতে বলা যেতে পারে যে আপনি কি চান (প্রচার), আপনি কেন  এটি প্রাপ্য (অতীতে আপনার ভাল কাজের কারণে) এবং যখন আপনি দেখা করতে চান (মিটিং/সভার পরে)।

একটি বিজনেস মেইল লিখতে যা যা প্রয়োজন

বেশিরভাগ ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে কিছু উপাদান থাকে।  যদি এইগুলি অন্তর্ভুক্ত না করা হয় তবে ইমেলটি তার লক্ষ্য অর্জন করতে পারে না এবং এটি আপনার সময় এবং প্রচেষ্টার অপচয় হবে।  প্রতিটি ব্যবসায়িক ইমেলে আপনার অবশ্যই এই উপাদানগুলির মধ্যে কিছু রয়েছে:

Subject – সাবজেক্ট

প্রতিটি ব্যবসায়িক ইমেলের জন্য একটি বিষয় প্রয়োজন।  এটি এক ধরনের শিরোনাম বা শনাক্তকারী যা পাঠককে ইমেইল খুলে দেবে।  বিষয় সহজ, প্রাসঙ্গিক এবং মনোযোগী হতে হবে।  উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বস কোম্পানির মিটিং সম্পর্কে সবাইকে আপডেট করার জন্য একটি ইমেল পাঠান, তাহলে বিষয় হবে ‘কোম্পানি মিটিং’।
 এটি একটি কোলনও অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, এর পরে আপনি অতিরিক্ত তথ্য যোগ করতে পারেন যা আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়।  উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একাধিক ব্যক্তির সাথে একটি প্রকল্পে কাজ করছেন এবং পরিকল্পনায় প্রয়োগ করা কিছু পরিবর্তন সম্পর্কে তাদের অবহিত করতে চান, তাহলে ‘প্রকল্প অবস্থা: নতুন পরিবর্তন’ একটি বিষয় হিসাবে যোগ করা যেতে পারে।

Salutation- অভিবাদন

অভিবাদন হল সেই বাক্যাংশ যা ব্যবসায়িক ইমেইলে প্রাপককে সম্বোধন করতে ব্যবহৃত হয়।  আপনার ইমেইল কে সম্বোধন করা হয়েছে তার উপর নির্ভর করে অভিবাদন আনুষ্ঠানিক এবং বিনয়ী হওয়া উচিত।  উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার কাস্টমার কে একটি ইমেল পাঠান, আপনার অভিবাদন হওয়া উচিত ‘প্রিয় মি  ডি সিলভা’ বা ‘প্রিয় স্যার’।  যদি এটি কোনও ক্লায়েন্ট বা প্রতিষ্ঠানের সাথে সরাসরি যুক্ত না থাকে তবে ‘প্রিয় মূল্যবান গ্রাহক’ যথেষ্ট।

Email Structure – ইমেইল এর গঠন 

বেশিরভাগ ব্যবসায়িক ইমেইল একদম নরমাল হয়ে থাকে।  যেমন, তাদের একটি আনুষ্ঠানিক কাঠামো প্রয়োজন যা প্রাপককে সেই অনুযায়ী প্রতিক্রিয়া জানাতে সক্ষম করবে।  সর্বাধিক ব্যবহৃত কাঠামো হল IBC (পরিচায়ক বার্তা, শুরু এবং সমাপ্তি)

•ভূমিকা:

এই বিভাগে, আপনি কে এবং আপনি প্রাপককে কীভাবে চেনেন তা সংক্ষেপে উল্লেখ করুন।  উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি নিজেকে একজন নতুন স্টাফ মেম্বার হিসেবে পরিচয় করিয়ে দেন, তাহলে ‘আমি নতুন মার্কেটিং এক্সিকিউটিভ’ আপনার পরিচয় হিসেবে ব্যবহার করা যেতে পারে।  আপনি ইঙ্গিত করতে পারেন কেন তাদের ইমেলটি পড়া উচিত।  উদাহরণস্বরূপ, ‘আমি নিশ্চিত যে আপনি এই তথ্যে আগ্রহী হবেন বা’ এটি আপনার আগ্রহী হতে পারে ‘।

•মূল অংশ:

 এই বিভাগে ব্যবসায়িক ইমেইলের প্রধান অংশ রয়েছে।  আপনাকে এটি সংক্ষিপ্তভাবে এবং সুনির্দিষ্টভাবে লিখতে হবে যাতে প্রাপক  অনুচ্ছেদের মাধ্যমে পড়ার পরিবর্তে এটি দ্রুত বুঝতে সক্ষম হয়।  কোন অপ্রয়োজনীয় বিবরণ ছাড়া আপনি যা বলতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করুন।  উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ব্যবসায়িক অংশীদারকে একটি ব্যবসায়িক প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ করতে চান, তাহলে শুরু করুন ‘আপনাকে অনুরোধ প্রস্তাব পাঠানোর জন্য ..’।

•সমাপ্তি:

 এই বিভাগে, আপনি অন্য ব্যক্তির কাছ থেকে আপনি যা চান তা সম্মানের সাথে অনুরোধ করেন।  আপনি ইঙ্গিত করতে পারেন যে আপনার অনুরোধ সম্পর্কে তাদের কোনো প্রশ্ন বা উদ্বেগ থাকলে আপনি একটি উত্তর আশা করেন।  উদাহরণস্বরূপ, ‘আমি আশা করি আমি আগামীকালের সভায় ইতিবাচক খবর শুনব এবং ভবিষ্যতে আপনার সাথে কাজ করার জন্য উন্মুখ।’

••স্বাক্ষর

এই বিভাগে আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।  যদি ইমেলটি আনুষ্ঠানিক হয় তবে এটিতে আপনার চাকরির শিরোনাম এবং পদবি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।  উদাহরণ স্বরূপ, ‘আল-নাজ্জার – মিঃ জন স্মিথের ব্যক্তিগত সহকারী।’ আপনি স্বাক্ষরের সাথে আপনার যোগাযোগের বিশদ যেমন ইমেল ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং মেইলিং ঠিকানা যোগ করতে পারেন।
খুব শীঘ্রই এই পোস্ট টির দ্বিতীয় পার্ট নিয়ে আসছি সেই পোস্টে আমরা একটু হার্ড লেভেল বা ইমেইল কে কিভাবে মেইল টা কে কিভাবে আরো সুদর্শন করা যায় সেই বিষয়ে সম্পূর্ণ আলোচনা করবো।
ধন্যবাদ সবাইকে পড়ার জন্য পরবর্তীতে এই বিষয় ছাড়া কোন বিষয়ে পোস্ট করা যায় টা আমাদের কমেন্ট বক্স এ জানাতে পারেন।আপনি যদি একজন লেখক হয়ে থাকেন তাহলে পোস্ট করতে পারেন আমাদের ওয়েবসাইট এ ।

Leave a Comment

Your email address will not be published.